Kabardaerah.com – Pihak Dinas Pekerjaan Umum dan Tata Ruang (PUTR) Kabupaten Pasaman, berencana menerapkan aplikasi barcode untuk kegiatan pengarsipan dokumen kontrak di instansi tersebut, guna mewujudkan tertib administrasi.
Seperti yang dijelaskan Sekretaris Dinas PUTR Kabupaten Pasaman, M. Dwi Richie.JP.S.Pi.,M.Si mengatakan, memanfaatkan bantuan teknologi barcode untuk kegiatan kearsipan, segala proses yang menggunakan sistem komputerisasi jadi lebih efektif dan efisiensi, Selasa, (25/9/2018).
“Aplikasi berbasis teknologi informasi kontrak Barcode ini akan coba kita terapkan pada Dinas PUTR dalam waktu dekat. Ini adalah proyek perubahan saya sebagai peserta Diklat PIM III. Dimana tiap peserta diwajibkan membuat inovasi baru,” kata M Dwi Richie J.P.S.Pi.,M.Si
Kata Richi teknologi dan sistem informasi merupakan suatu faktor penting dalam proses administrasi, khususnya dalam kegiatan pengarsipan. Proses pengarsipan yang masih menggunakan tenaga manual rawan menimbulkan pemborosan, baik biaya maupun waktu.
“Akibatnya, pekerjaan pencatatan pada lembar kerja sering terjadi kesalahan. Hal ini menyebabkan pengambilan keputusan menjadi buruk. Tanpa arsip, tidak mungkin pula seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap,” ujarnya.
Jadi, pengelolaan dokumen kontrak pada Dinas PUTR sering mengalami kendala, karena kegiatan kearsipannya masih menggunakan sistem manual (konvensional) yaitu mendata arsip dengan cara menuliskannya secara manual pada buku (paper base).
“Ini permasalahan yang kerap muncul pada bidang sekretariat Dinas PUTR Kabupaten Pasaman. Pencarian arsip masih lambat, kita selalu kesulitan melakukan pencarian dokumen kontrak yang dibutuhkan karena masih manual,” ucap Richie.
Berbagai permasalahan pun kerap timbul dari sistem manual ini. Volume arsip yang kian menumpuk, bisa mengakibatkan dokumen kontrak hilang dan juga rusak. Sangat sulit menemukan kembali arsip dari lokasi simpannya, karena mengandalkan daftar arsip secara manual.
“Padahal, arsip merupakan sumber informasi dan sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi suatu organisasi. Kearsipan ini sangat dibutuhkan, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu instansi,” ucap Richie.
Richie berharap, proyek perubahan miliknya itu dapat mewujudkan tersedianya data base berbasis teknologi pada dokumen kontrak, tertatanya pengelolaan dokumen kontrak menurut jenis kegiatan, sumber pendanaan dan tahun anggaran pada dinas tersebut.
“Selain itu, juga meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui penyediaan informasi publik yang dapat di akses oleh stakeholder juga masyarakat secara online, lewat aplikasi barcode (QR Code) melalui SmartPhone,” kata Richie Sekretaris DPUTR Kabupaten Pasaman.
Penerapan aplikasi ini, kata dia, juga akan memudahkan dan efisiensi bagi Inspektorat, BPKP, kejaksaan, pihak Kepolisian untuk melihat dan menyimpan data kontrak berbasis teknologi informasi kontrak barcode.
“Bagi dirinya sendiri, kata Richie, penerapan aplikasi barcode itu dapat meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam pengarsipan dokumen kontrak secara elektronik,” jelasnya.
“Hal ini akan memudahkan pelaksanakan pekerjaan serta meningkatkan kinerja dalam pencapaian tugas, pokok dan fungsi saya sebagai pembantu kepala dinas,” katanya.
(KD/Yondra)