Padang Pariaman – Sekretaris Daerah Kabupaten Padang Pariaman, Hendra Aswara, menegaskan bahwa arsip dinamis merupakan jantung penyelenggaraan pemerintahan karena memuat berbagai kebijakan, keputusan, bukti akuntabilitas, serta memori kelembagaan yang menjadi landasan dalam penyelenggaraan pemerintahan yang baik.
Penegasan tersebut disampaikan saat membuka Kegiatan Penguatan Tata Kelola Kearsipan: Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) serta Percepatan Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman, yang berlangsung di Aula Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Selasa (28/7/2026).
Menurut Hendra, seiring perkembangan organisasi, arsip tidak hanya harus disimpan, tetapi juga dikelola dengan sistem yang mampu menjamin keamanan informasi sekaligus mengatur akses terhadap arsip secara tepat. Oleh karena itu, penerapan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) menjadi kebutuhan yang tidak dapat ditawar.
“Arsip dinamis adalah jantung dari penyelenggaraan pemerintahan. Di dalamnya terdapat kebijakan, keputusan, bukti akuntabilitas, serta memori kelembagaan yang menjadi bagian penting dari tata kelola pemerintahan. Karena itu, arsip harus dijaga keamanannya dan dikelola aksesnya dengan baik melalui penerapan SKKAAD,” tegasnya.
Ia menjelaskan, SKKAAD menjadi pedoman bersama dalam dua aspek penting. Pertama, pengamanan arsip agar terlindungi dari kerusakan, kehilangan, bencana, maupun akses oleh pihak yang tidak berwenang. Kedua, pengaturan akses arsip untuk menentukan siapa yang berhak membuka, menggunakan, hingga menggandakan arsip, sehingga keseimbangan antara perlindungan informasi dan keterbukaan informasi publik dapat terjaga.
Selain penguatan implementasi SKKAAD, Hendra juga menekankan pentingnya percepatan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Ia mengingatkan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar membuang dokumen yang sudah tidak terpakai, melainkan melalui prosedur yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Mulai dari penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA), proses penilaian, penyusunan berita acara, hingga memperoleh persetujuan sesuai ketentuan. Tujuannya agar arsip yang masih memiliki nilai guna tetap terselamatkan, sementara arsip yang sudah tidak bernilai tidak lagi menumpuk dan membebani ruang kerja,” jelasnya.
Pada kesempatan tersebut, Sekda meminta seluruh Kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD) agar segera menetapkan SKKAAD di instansi masing-masing sebagai pedoman pengelolaan arsip, memberikan dukungan penuh kepada pengelola arsip untuk meningkatkan kompetensinya, serta melaksanakan pemusnahan arsip secara tertib melalui koordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. (*)
